Számlázási szabályok I.
Amikor elindítunk egy vállalkozást, nem árt tisztában lenni a számlázás alapjaival, mind technikai téren, mind adózás szempontjából. Sőt, mondhatni ezen alapismeretek nélkül nem is tudjuk szabályosan működtetni a vállalkozásunkat, így időről-időre nem árt felfrissíteni a számlázással kapcsolatos ismereteket sem.
Jelen cikkben azt mutatjuk be, milyen módon tudunk egyáltalán odáig eljutni, hogy számlát tudjunk kiállítani, a későbbiekben folytatjuk a sorozatot a számlázás adózási vonatkozású kérdéseivel.
Technikai feltételek:
Ahhoz, hogy számlát tudjunk kiállítani,
- vagy nyomtatványboltban kapható, szigorú számadású nyomtatványt, számla- vagy egyszerűsített (készpénzfizetési) számlatömböt kell vásárolni,
- vagy hivatalos számlázóprogramot kell használni.
A szigorú számadású nyomtatvány vásárlása azt jelenti, hogy ezekről a nyomtatványokról egy nyilvántartást kell vezetni bizonylattípusonként, melyen fel kell tüntetni a szállító (nyomtatványt értékesítő kereskedő) adatait, a vételárról szóló számla adatait, a vásárlás időpontját, a vásárolt bizonylat sorozatszám-tartományát, (ami a NAV által megadott sorszámtartománynak megfelel) a felhasználás kezdetét és végét. Ezt az Adóhatóság ellenőrzi, tehát a nyilvántartásnak naprakésznek kell lenni.
Ha nem ezt az utat választjuk, akkor csak olyan számlázóprogramot használhatunk, amely megfelel az Áfa törvény és a Számlarendelet előírásainak. A számlázóprogramnak kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást kell biztosítania, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, valamint a kiállított számla továbbítása biztosított a NAV online számlaadat szolgáltatás rendszerébe.
NAV online számla adatszolgáltatás:
- január 4.-től minden kiállított számláról kötelező adatot szolgáltatni, amelyre az ÁFA törvény számlázási szabályai vonatkoznak. Az ÁFA törvény részletesen szabályozza, hogy milyen határidővel kell ezt az adatszolgáltatást teljesíteni:
Amennyiben a számlában áthárított adó összege
- eléri vagy meghaladja az 500.000,- Ft-ot, a kibocsátást követő 1 naptári napon belül,
- minden egyéb esetben négy naptári napon belül kell adatot szolgáltatni.
Számlázóprogram esetén ez az adat azonnal megjelenik a NAV rendszerében, így ezt a teendőt leveszi a vállunkról. Kézzel kiállított számla esetében azonban nekünk kell elvégeznünk a megadott határidők figyelembevételével!
A piacon hatalmas a választék számlázóprogramokból, az ingyenes verziótól kezdve a nagyobb tudású fizetős verziókig. Érdemes körülnézni, mert ezzel megspórolhatjuk a számlatömbök kézi kitöltését, a számlák kézzel való rögzítését a számlarendszerben, e-mailben, gyorsan tudjuk továbbítani a vevőknek a számlát, ezzel időt, pénzt és akár papírt is spórolva. Legegyszerűbb megoldás a NAV ingyenes számlázóprogramja, de igényeinktől és pénztárcánktól függően bármilyen, NAV követelményeinek megfelelő programot választhatunk.
Onlineszámla-rendszer regisztráció:
Az előzőekben emlegetett online számla adatszolgáltatást a https://onlineszamla.nav.gov.hu/home weboldalon keresztül lehet elérni. Az elsődleges felhasználó (az adózó, azaz az egyéni vállalkozó vagy a vállalkozás törvényes képviselője, azaz ügyvezető) az ügyfélkapus felhasználó nevével és jelszavával tud bejelentkezni az oldalra. Ha a NAV rendszere érzékeli, akkor belépés után ki is tudja választani, mely adózó (vállalkozás) nevében jár el. Első használat esetén szükséges az adatok (pl. e-mail cím) megadása, illetve annak beállítása, hogy a rendszer figyelmeztessen-e arra, ha még nincs megfelelően beállítva a technikai felhasználó.
Frissen indított egyéni vállalkozás esetében előfordulhat, hogy a rendszer beállítását csak következő nap lehet elvégezni.
A technikai felhasználó egy rendszer által generált felhasználó, ennek beállítása ahhoz szükséges, hogy a számlázóprogramot megfelelően tudjuk működtetni és be tudja küldeni a NAV felé a szükséges adatokat.
Technikai felhasználó létrehozása:
Az online számla rendszerben bejelentkezve, a fejlécben a Felhasználók fülre kell kattintani. Ezen belül az Új felhasználó gombot kell megkeresni és kiválasztani. Ezután ki lehet választani, hogy technikai- vagy másodlagos felhasználót szeretnénk létrehozni, nekünk előbbi kell.
A Technikai felhasználó kiválasztása után érdemes egy olyan erős jelszót választani, ami eltér az ügyfélkapus jelszavunktól. (Kis apró trükk, hogy megjegyzésben el tudjuk tárolni ezt a jelszót, ha elveszítenénk, akkor itt megtaláljuk belépés után.) Akkor fogadja el a rendszer a jelszót, ha minimum 8 karakterből áll, legalább 1 kis és 1 nagybetűt tartalmaz és ékezetes betű nem használható.
A jogosultságokat meg lehet adni, javasoljuk, hogy a saját számlák lekérdezése mező legyen kijelölve, ha online pénztárgép adataihoz is használjuk, akkor az OPG napló lekérdezés bejelölése is szükséges.
El is menthetjük az adatokat. Ekkor még nem alkalmas a technikai felhasználó az adatszolgáltatásra, mert még a kulcsok generálása hiányzik, amit a megjelenő oldalon meg tudunk tenni, egyszerűen a kulcsgenerálás szövegre kattintva.
Ezzel készen is vagyunk, a szükséges adatokat be lehet másolni az általunk választott programba, ami általában jelzi, ha a megfelelő adatokat megadtuk és számlázásra kész. (felhasználónév, XML aláírókulcs, XML cserekulcs, valamint a jelszó szükséges)
Mindezek után technikai szempontból készen állunk arra, hogy kiállíthassuk számláinkat.
